Praca zdalna okazjonalna: limit 24 dni, wniosek i obowiązki pracodawcy

Czym jest praca zdalna okazjonalna i ile dni obejmuje roczny limit?

Praca zdalna okazjonalna to wykonywanie obowiązków poza zakładem pracy na wniosek pracownika, bez zmiany umowy o pracę ani odrębnego regulaminu. Roczny limit wynosi 24 dni w roku kalendarzowym i nie zależy od wymiaru etatu ani liczby przepracowanych godzin. Z tego trybu korzysta wyłącznie pracownik zatrudniony na podstawie stosunku pracy, składając wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Instytucja ta nie wymaga zawierania porozumienia ani zmiany warunków zatrudnienia, co odróżnia ją od pracy zdalnej uzgodnionej na stałe. Pracodawca rozpatruje każdy wniosek indywidualnie i może go odrzucić bez podania przyczyny, ponieważ wniosek go nie wiąże. Podstawą prawną jest art. 67³³ Kodeksu pracy. Przepis obowiązuje od 7 kwietnia 2023 r., na mocy nowelizacji z 1 grudnia 2022 r.

„Pracownik może korzystać z okazjonalnej pracy zdalnej maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od wymiaru etatu i liczby przepracowanych godzin.”

W przeciwieństwie do pracy zdalnej uzgadnianej na stałe, tryb okazjonalny nie wymaga uzgodnień ze związkami zawodowymi ani sporządzania regulaminu. Zwykłą pracę zdalną strony uzgadniają przy zawieraniu umowy o pracę albo w jej trakcie, z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika. Różnice między obydwoma trybami porządkuje poniższe zestawienie.

Czytaj także: Prawo pracy

Co musi zawierać wniosek pracownika i w jakiej formie go złożyć?

Przepisy nie przewidują urzędowego wzoru wniosku o pracę zdalną okazjonalną. Kodeks pracy wymaga wyłącznie formy papierowej lub elektronicznej. Pracownik składa wniosek z własnej inicjatywy i nie musi uzasadniać swojej prośby.

„Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.” Potwierdzone też przez PIP Gdańsk: „maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym.”

Ustawa nie określa terminu, z jakim pracownik powinien złożyć wniosek przed planowanym dniem pracy zdalnej, ani liczby dni objętych jednym wnioskiem, o ile mieszczą się w rocznym limicie. W praktyce pracodawcy ustalają te kwestie we wewnętrznych zasadach, bo art. 67³³ ich nie reguluje. W dokumentacji kadrowej wniosek zwykle dodatkowo wskazuje datę lub okres pracy zdalnej oraz miejsce jej wykonywania, choć przepis nie narzuca takiej treści.

Czytaj także: BHP

Czy pracodawca musi zgodzić się na pracę okazjonalną?

Wniosek o pracę zdalną okazjonalną nie wiąże pracodawcy. Pracodawca może odmówić jego uwzględnienia i nie musi uzasadniać swojej decyzji. To różni ten tryb od części wniosków dotyczących zwykłej pracy zdalnej, gdzie ustawa nakłada na pracodawcę obowiązek odpowiedzi w określonym terminie wobec wybranych grup pracowników.

Decyzję pracodawca podejmuje więc swobodnie, kierując się własną oceną potrzeb organizacyjnych, bez konieczności wskazywania podstawy tej oceny.

Czy pracownicy w ciąży i rodzice małych dzieci mają pierwszeństwo do pracy okazjonalnej?

Kodeks pracy przyznaje pierwszeństwo w dostępie do pracy zdalnej pracownicom w ciąży, pracownikom wychowującym dziecko do ukończenia 4. roku życia oraz opiekunom osób z niepełnosprawnością, chyba że nie pozwala na to organizacja lub rodzaj pracy; o przyczynie odmowy pracodawca informuje w terminie 7 dni roboczych. Przepis ten należy jednak do grupy wyłączonej przy pracy okazjonalnej na mocy art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy.

Pracodawca może więc odmówić wniosku o pracę okazjonalną także pracownikowi z grupy uprzywilejowanej. Szczególna ochrona i siedmiodniowy termin na odpowiedź dotyczą wyłącznie zwykłego trybu pracy zdalnej uzgadnianego na stałe lub hybrydowo, a nie trybu okazjonalnego.

Jakich kosztów i obowiązków pracodawca nie ponosi przy pracy okazjonalnej?

Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹-67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy. W praktyce oznacza to, że pracodawca nie musi:

• zapewniać pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrywać kosztów instalacji, serwisu i konserwacji tych narzędzi ani kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych;
• wypłacać ekwiwalentu pieniężnego ani ryczałtu z tytułu wykorzystywania sprzętu należącego do pracownika.

Wyłączenie nie obejmuje ogólnych obowiązków pracodawcy wynikających z odrębnych przepisów, w tym o ochronie danych osobowych i o czasie pracy.

Jakie obowiązki BHP i ewidencyjne zostają po stronie pracodawcy?

Wyłączenie części przepisów o pracy zdalnej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy również przy pracy okazjonalnej, w tym sporządzenia oceny ryzyka zawodowego i przygotowania informacji o zasadach BHP. Przy pracy okazjonalnej pracodawca musi:

• zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy także wtedy, gdy pracownik wykonuje obowiązki poza zakładem okazjonalnie;
• sporządzić ocenę ryzyka zawodowego dla pracy wykonywanej zdalnie oraz przygotować na jej podstawie informację o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy;
• ustalić z pracownikiem zasady kontroli wykonywania pracy i kontroli BHP, ponieważ przy pracy okazjonalnej nie obowiązują zasady kontroli określone w regulaminie lub porozumieniu.

Wniosek, decyzja pracodawcy i ewidencja to trzy elementy procedury pracy zdalnej okazjonalnej. Ilustracja: PRAWOUE.PL

Dni pracy okazjonalnej warto ewidencjonować odrębnie od dni pracy zdalnej uzgodnionej na stałe, aby kontrolować wykorzystanie rocznego limitu 24 dni.

Czytaj także: Czas pracy a nadgodziny – co powinien wiedzieć pracodawca

Co wynika z przepisów dla pracownika i pracodawcy?

Praca zdalna okazjonalna daje pracownikowi możliwość pracy poza zakładem przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym, ale nie tworzy roszczenia wobec pracodawcy. Pracodawca zachowuje swobodę decyzyjną co do każdego wniosku, jednocześnie odpowiadając za bezpieczeństwo pracy wykonywanej poza zakładem. Ochrona przysługująca grupom uprzywilejowanym przy zwykłej pracy zdalnej nie obejmuje trybu okazjonalnego. Dla działów kadr oznacza to prowadzenie odrębnej ewidencji dni pracy okazjonalnej i dokumentowanie każdej decyzji pracodawcy.

Słownik pojęć

• Praca zdalna okazjonalna – Wykonywanie pracy poza zakładem na wniosek pracownika, bez zmiany umowy, do 24 dni w roku kalendarzowym.
• Limit 24 dni – Maksymalna liczba dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku kalendarzowym, niezależnie od wymiaru etatu.
• Pierwszeństwo grup uprzywilejowanych – Prawo pracownic w ciąży i rodziców małych dzieci do pracy zdalnej — nie obowiązuje w trybie okazjonalnym.
• Ocena ryzyka zawodowego – Obowiązek pracodawcy do oceny zagrożeń dla pracy w warunkach zdalnych i sporządzenia na jej podstawie informacji o BHP.
• Wniosek pracownika – Pismo od pracownika do pracodawcy o zgodę na pracę zdalną okazjonalną, w formie papierowej lub elektronicznej.

Źródła

1. Kodeks pracy
2. Praca zdalna – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
3. Okazjonalna praca zdalna – warunki korzystania (PIP Gdańsk)